por Àlex Garberí

Códigos de Conducta12 de enero de 2016

El carácter vinculante del Código de Conducta

El Código de Conducta es, generalmente, un documento unilateral emanado de la dirección de la empresa y contempla los valores sobre los cuales se forma la empresa; dibuja las conductas deseadas y que se esperan de los Directores y empleados de la organización, incluso las que les están prohibidas, y hasta recoge los estándares que deben cumplir sus contratistas y proveedores.

Más allá de la intención de la empresa de utilizar el Código de Conducta para fijar sus expectativas en cuanto a comportamiento del personal, existen un conjunto de consideraciones legales que deben tenerse en cuenta en su elaboración y aplicación.

1. ¿Es obligatorio cumplir con el Código de Conducta dentro de la empresa?

Para contestar esta pregunta habría que identificar dos escenarios:

a) Por un lado, el Código de Conducta establece obligaciones y exigencias de apego a la legalidad del país y que por tanto pueden considerarse como una fuente normativa interna que encuentra su sustento en las leyes y normas aplicables. En este caso, no existe ninguna duda de que el Código de Conducta es de cumplimiento obligatorio. Ejemplo de ello pueden ser las disposiciones relativas a la normativa medioambiental, remitiendo al marco legal y regulatorio.

b) Por otra parte se encuentran las obligaciones que no refieren directamente al marco normativo del país, pero que constituyen políticas internas o buenas prácticas que forman parte de la cultura corporativa de Compliance. En este caso, para no dar cabida a ningún tipo de duda o interpretación, la empresa debe cerciorarse de que el Código de Conducta sea informado de forma oportuna y suficiente, que los empleados lo conozcan, comprendan y acepten expresamente y por escrito el cumplimiento de tales obligaciones. Tal puede ser el caso de la fijación de topes o cumplimiento de procesos para realizar obsequios corporativos.

2. ¿El Código de Conducta puede establecer sanciones?

El establecimiento de sanciones o bien en el Código de Conducta o en políticas internas de la empresa no sólo es un elemento deseable sino que es una de las exigencias directas del artículo 31 bis del Código Penal. Sin embargo, establecer un sistema disciplinario representa no pocos retos para el sector empresarial, tanto para las PyMES como para las grandes empresas.

Son varias las circunstancias a considerar, y por lo tanto se recomienda que en el equipo de asesores que desarrolle el sistema disciplinario participen profesionales jurídicos de distintas especialidades (laboralistas y penalistas), pues las empresas deben tener en cuenta distintos escenarios:

a) Las empresas que requieran tener conformado un Comité de Trabajadores, deben tener en cuenta que tendrán limitaciones a la hora de establecer sanciones y que por tanto deberán discutirlas internamente.

b) Independientemente del tamaño de la empresa, deben buscarse los mecanismos para subsumir las nuevas sanciones dentro de las obligaciones laborales de los trabajadores que ya estén en nómina al momento de la implementación del programa de Compliance.

c) Evidentemente las sanciones no pueden contravenir los derechos y las garantías previstas en la legislación laboral.

3.  ¿El Código de Conducta puede afectar a personas externas a la empresa?

En el ámbito internacional es común ver que las empresas establezcan obligaciones para sus contratistas o proveedores en el propio Código de Conducta. Sin embargo, para que tales obligaciones sean exigibles, deben ser aceptadas expresamente por tales personas externas.

A tal efecto, el cumplimiento del Código de Conducta de una empresa por parte de sus proveedores, tiene que estar integrada dentro de las obligaciones contractuales o del encargo, pues de lo contrario no podrá ser exigible. Ello exige la existencia de un documento escrito y firmado y aceptado expresamente por el contratista.

Aunque en España las empresas no responden penalmente por las acciones de terceras personas ajenas a ella, este tipo de exigencias son cada vez más comunes en un entorno de Compliance o cumplimiento normativo integral en donde se busca que las buenas prácticas corporativas estén presentes en todas las actividades de la empresa, y en donde más allá de las eventuales implicaciones legales, se busca cuidar la reputación.

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